KOMMUNIKATION

 


 

 

Kommunikation läuft in zwei Richtungen ab – intern, innerhalb eures Organisationsteams, und extern, mit Kooperationspartnern, Presse und Gästen.

 

KOMMUNIKATION IM TEAM

  • Schweigen ist Silber, Reden ist Gold: Gute Kommunikation ist das A und O für die Zusammenarbeit im Reparaturcafé. Schafft eine offene Atmosphäre, in der jede*r Mitwirkende im Team mit seinen Wünschen und Bedürfnissen gehört wird. Der gute Austausch der Ehrenamtlichen untereinander ist eine wichtige Voraussetzung für eine gut laufende Reparaturveranstaltung.

  • Teamerlebnis: Um den Zusammenhalt im Team zu stärken, könnt ihr euch vor dem Aufbau intern zum Frühstück oder Kaffeetrinken treffen oder nach erfolgreichem Reparieren den Abend mit einem gemeinsamen Abendessen ausklingen lassen. Manche Repair-Café-Teams treffen sich auch zu einem Team-Termin, wo sie sich gemeinsam bei privaten Reparaturen in der HelferInnengruppe unterstützen. Eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest sind ebenfalls schöne Möglichkeiten für ein Gemeinschaftserlebnis.
     
  • Konfliktthemen: Thematisiert im Team auch schwierige Situationen wie den Umgang mit komplizierten Gästen oder Reparaturen, die die handwerklichen Fertigkeiten der Gruppe übersteigen. Versucht gemeinsam Lösungen finden, die alle mittragen, damit das gesamte Team im Bilde ist. So könnt ihr geschlossen reagieren, wenn es zu herausfordernden Situationen während der Reparatur-Veranstaltung kommt.

  • Selbsthilfekonzept: Sprecht im Team über das Thema Hilfe zur Selbsthilfe und wie ihr die Gäste gut ins Reparieren miteinbeziehen könnt, indem sie mindestens bei der Reparatur dabei sitzen, vielleicht auch mit anpacken oder selbst ein Gerät öffnen können. Am besten erklären ihnen die Reparaturhelfer*in*innen, was sie im Verlauf der Reparatur tun. Dafür ist einerseits Zeit, aber auch zwischenmenschliches Geschick nötig - plant dies bei den Reparaturen ein und nehmt euch genügend Zeit für die Gäste. Darin liegt ein entscheidender Mehrwert der Reparatur-Initiativen gegenüber einem Dienstleister.
     
  • Abstimmungen im Team: Findet für interne Abstimmungen einen Weg, der für alle Beteiligten praktikabel ist und sicherstellt, dass alle die notwendigen Infos erhalten: E-Mail-Verteiler, Telefonkette, Messengergruppe,...  Denkt an eine frühzeitige Terminabsprache mit den Ehrenamtlichen, damit die geplanten Termine stattfinden und nach außen kommuniziert werden können. Je nach Verfügbarkeit der Ehrenamtlichen könnt ihr auch Reparatur-Veranstaltungen zu wechselnden Themen anzubieten – einmal zum Beispiel mit Schwerpunkt Holz, das nächste Mal Elektronik usw. (Dies ist immer auch abhängig von der Raumgröße.)

 

KOOPERATIONEN

  • Kooperationen mit bestehenden Institutionen: Gemeinsame Sache zu machen kann aus verschiedenen Gründen für Reparatur-Initiativen sinnvoll sein:  So können Haftungsfragen ggf. leichter geklärt werden, es ermöglicht Zugang zu einem geeigneten Raum und die Reichweite derer, die von eurem Projekt erfahren und als mögliche Gäste in Frage kommen, wächst. Bevor es also konkret um Werkzeugkisten und Reparatur-Stationen geht, denkt über mögliche Kooperationen nach.

  • Wer passt zu uns? Haltet Ausschau in unterschiedliche Richtungen – wo überschneiden sich die eigenen Werte, Interessen oder Ansätze mit denen bestehender Institutionen? Welche inhaltlichen Berührungspunkte gibt es? In Frage kommen zum Beispiel generationenübergreifende Projekte, Nachbarschaftsinitiativen, Vereine, die sich im Sektor Nachhaltigkeit, Umweltschutz, Abfallverwertung, Selbermachen oder auch Bildung bewegen, Stadtverwaltung bzw. Kommune, Sozialverbände, kirchliche Institutionen, … Mit einem Anschreiben oder persönlichen Gespräch könnt ihr einen ersten Kontakt aufnehmen, eure Projektidee vorstellen und eure Motivation darlegen. Wenn ihr einen Informationsabend plant, ladet mögliche Kooperationspartner auch dazu ein.

  • Kooperationsideen: Hier findet ihr konkrete Beispiele, mit denen bestehende Reparatur-Initiativen kooperieren:

    Agenda21-Initiativen
    Allgemeiner Deutscher Fahrrad-Club ADFC
    Bauhöfe
    Baumärkte
    Berufsschulen
    Bikekitchen
    BUND Ortsgruppen
    Deutscher Amateur Radio Club
    Ehrenamtsbörsen
    Energievereine und -genossenschaften
    FabLabs und Hackspaces
    Familienzentren
    Flüchtlingsinitiativen
    Gemeinde
    gemeinnützige GmbHs
    Integrationsstelle der Stadt
    Jugendzentren
    kommunale Agenda
    Mehrgenerationenhäuser
    Museen (bei thematisch passender Ausrichtung)
    Nachhaltigkeitsinitiativen
    Naturschutzvereine
    Offene Werkstätten
    Parteien
    Pfarreien
    Reparaturdienstleister
    Schulen
    Selbstversorgergenossenschaften
    Seniorenzentren
    Sozialvereine
    Stadtteilzentren
    Stiftungen
    Theater
    Transition Town Initiativen
    Umweltamt der Kommune
    Vereine
    Volkshochschulen

 

ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

  • Viel kommunizieren: Eine kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit zahlt sich gerade am Anfang aus. Überlegt, wie ihr möglichst vielen Menschen von eurem Projekt berichten und wie ihr mit ihnen in Kontakt stehen könnt.

  • Pressearbeit: Nehmt euch die Zeit, Pressekontakte zu recherchieren. Sucht nach lokalen Medien (Zeitung, Rundfunk, Mitteilungsblätter) und fragt nach einer Ansprechperson für eure Gemeinde oder euren Stadtteil, die ihr mit Informationen versorgen könnt. Informiert diese genauso wie Kooperationspartner und andere Interessierte mit regelmäßigen Pressemitteilungen, wenn Veranstaltungen anstehen. Sucht kurz vor der jeweiligen Veranstaltung nochmals den direkten Kontakt zu VertreterInnen der Presse und ladet sie persönlich zur Veranstaltung ein. Bittet um Belegexemplare von veröffentlichten Artikeln zu eurer Arbeit und sammelt diese für eigene Dokumentationszwecke.

  • In Verbindung bleiben: Legt bei allen euren Veranstaltungen am Eingang Newsletterlisten aus, wo sich Interessierte eintragen können. Pflegt diese Adressen in euren Verteiler ein und informiert die Kontakte regelmäßig über eure Arbeit und anstehende Termine.

  • Flyer, Plakate, Aushänge: Wie und wo könnt ihr Flyer und Plakate öffentlich verteilen und anbringen? Zwei bis vier Wochen vor der geplanten Veranstaltung ist der passende Zeitraum dafür. Gut eignen sich Orte, an denen viele Menschen vorbeikommen und die im Einzugsgebiet eures späteren Veranstaltungsortes liegen. Fragt vor dem Auslegen oder Aufhängen um Erlaubnis. Auch euren Kooperationspartnern könnt ihr diese Materialien zur Weiterverteilung geben. Beachtet beim Erstellen der Drucksachen die Daten-Anforderungen der jeweiligen Druckerei, bei der ihr den Druck in Auftrag gebt.

  • Rahmendaten: Wichtig ist, dass ihr nach außen immer die gesamte Dauer der Veranstaltung sowie den Ort samt Adresse kommuniziert sowie eine Kontaktmailadresse (und bestenfalls auch eine Telefonnummer) des Organisationsteams nennt. Viele Initiativen teilen zudem den Anmeldeschluss für reparaturbedürftige Geräte mit (meistens 30 Minuten vor Ende der Veranstaltung).

 

Tipp: Ihr könnt bei uns kostenfrei selbst bedruckbare Reparieren-Postkarten oder Info-Broschüren bei uns anfordern.

 

 

ONLINE: WEBSITE, BLOG, SOCIAL MEDIA

 

  • Veranstaltungskalender: Oft gibt es regionale oder städtische Veranstaltungskalender online (manchmal auch in Printform). Hier können Termine in der Regel kostenfrei veröffentlicht werden – nutzt diese Möglichkeit, eure Veranstaltungen dort einzutragen.

  • Webpräsenz: Ihr seid herzlich eingeladen, eure Initiative auf dieser Plattform einzutragen. Das kann schon ausreichen, damit man euch und eure Termine im Internet findet. Natürlich könnt ihr auch eine eigene Website oder einen Blog gestalten, wo ihr zu eurem Reparatur-Projekt informieren, Kontaktdaten angeben und Termine ankündigen könnt. Es gibt viele kostenfreie oder erschwingliche Möglichkeiten, selbst eine einfache Website zu erstellen. Bei den Links findet ihr eine Auswahl möglicher Programme.

  • Soziale Medien: Einige Reparatur-Initiativen nutzen ausschließlich eine Facebook-Seite oder ein Instagram-Profil, was ihren Zweck zur Verbreitung von Informationen voll erfüllt. Auch nebenan.de ist eine gerne genutzte Plattform. Social-Media-Netzwerkseiten sind schnell eingerichtet, lassen sich einfach nutzen und können viele Menschen erreichen.

 

DATENSCHUTZ

Seit dem 25.5.2018 gilt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Reparatur-Initiativen erfassen und verarbeiten personenbezogene Daten auf mehreren Wegen und sollten sich deswegen mit dem Thema Datenschutz befassen – unabhängig davon, ob sie als lose Gruppe von Privatpersonen oder als eingetragener Verein organisiert sind. Auf der Website der Verbraucherzentrale NRW gibt es einen allgemeinen Überblick zu entstehenden Pflichten im Zuge der DSGVO. Gemeinsam mit dem Präsidenten des bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht haben wir zu dem Thema ein Webinar aufgezeichnet, das ihr hier anschauen könnt. Einen kostenlosen Generator für eure Datenschutzerklärung gibt es hier.
Um verantwortungsvoll im Rahmen eures Projekts mit den erhobenen Daten umzugehen, beschäftigt euch innerhalb eures Teams mit den folgenden Punkten und überlegt gemeinsam, wie ihr den Umgang mit den Daten sicher gestaltet:

 

 

  • Verarbeitung von Daten: Verschafft euch einen Überblick, an welcher Stelle eure Initiative personenbezogene Daten verarbeitet. Erheben, speichern und alle weiteren Vorgänge, die mit den Daten erfolgen, stellen eine Verarbeitung dar. Wo werden personenbezogene Daten (z.B. Vor-/Nachname, Adresse, E-Mail, IP-Adresse,…) erhoben? Wer hat darauf Zugriff, wer trägt die Verantwortung für die Daten? Zu welchem Zweck werden sie erhoben? Wie werden sie erhoben und verarbeitet? Wo werden sie gespeichert? (Papier/Ordner, Software, Cloud, Endgeräte,…) Wie lange werden sie gespeichert? Notiert alle entsprechenden Prozesse übersichtlich und nachvollziehbar.
    Überprüft die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der DSGVO notwendig sind, und nehmt entsprechende Anpassungen vor. Überlegt, wie ihr mit Anfragen zur Datenspeicherung umgeht, Datenpannen vorbeugt und reagiert, falls doch eine eintritt.'

  • Datensparsamkeit: Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Überprüft, ob ihr wirklich die personenbezogenen Daten erheben müsst. Auf dem Reparatur-Laufzettel ist das z.B. nicht zwingend notwendig. Einige Abläufe im Rahmen von Reparatur-Initiativen, die personenbezogene Daten betreffen: Kontaktverzeichnis der Ehrenamtlichen oder Kooperationspartner, E-Maildatenbank für Newsletter, Haftungsbegrenzungsformular und Laufzettelformular, Website,…

  • Verarbeitungsverzeichnis: Erstellt ein Verarbeitungsverzeichnis zu allen relevanten Verarbeitungsprozessen, die ihr ermittelt habt. (Mustervorlage des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht) Ein Datenschutzbeauftragter muss erst bestellt werden, wenn mindestens zehn Personen ständig mit der Verarbeitung der Daten beschäftigt sind  - was bei den allermeisten Initiativen nicht der Fall sein dürfte.

  • Einverständniserklärung: Informiert eure Ehrenamtlichen, Mitwirkenden, Kooperationspartner und Newsletterempfänger über die Speicherung der Daten und holt eine Einverständniserklärung von ihnen ein. Das gilt es insbesondere auch bei der Erfassung neuer Daten zu beachten, z.B. wenn ihr eine Newsletterliste beim Empfang auslegt oder beim Ausfüllen der Laufzettel u.ä.
    Weist die Gäste eurer Reparaturveranstaltungen darauf hin, wo, zu welchem Zweck, wie lange und welche personenbezogenen Daten von ihnen erhoben werden und holt von ihnen dazu eine Einverständniserklärung ein, z.B. indem ihr einen Zusatz auf dem Laufzettel/dem Haftungsbegrenzungsformular ergänzt und über eure Hausordnung, Veranstaltungsregeln oder einen Aushang beim Empfang über die zu erhebenden Daten und deren Verarbeitung informiert.

  • Datenschutz online: Auch die BesucherInnen eurer Website müsst ihr über eventuell dort stattfindende Datenübertragungen informieren, indem ihr eine Datenschutzrubrik auf eurer Website ergänzt und z.B. auf die Verwendung von Cookies hinweist. Das Einbinden von Plug-Ins (sozialer) Medien wie Facebook, YouTube, Google-Angebote etc. übermittelt Daten an die Betreiber dieser Portale – oft schon, bevor diese Plug-Ins aktiv genutzt werden. Prüft deshalb, ob bspw. YouTube-Videos im angepassten Datenschutzmodus eingebunden sind und informiert euch, welche Besucherdaten euer Websiteprovider erfasst und speichert. Über derartige Datenspeicherungen müsst ihr in der Datenschutzerklärung online informieren.

  • Alle an Bord: Sprecht in eurem Team über diese Prozesse, so dass alle Mitwirkenden im Bilde sind und ggf. auch den BesucherInnen bei Fragen dazu Auskunft geben können bzw. an entsprechende Ehrenamtliche aus dem Team verweisen können, die sich tiefer mit dem Thema befasst haben.

 

 

 

 

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